NGHỊ TRÌNH HỌP tổ chức
Trại Xây Dựng
Họp Bạn Tây Bắc Hoa Kỳ kỳ thứ 8
Portland State University
Cramer Hall phòng 154
Ngày 30 tháng 6 năm 1990
Từ 1:00 giờ đến 3:00 giờ
I. Giới thiệu mọi người hiện diện
II. Tổng quát về diễn tiến tổ chức Trại
III. Các tường trình/kế hoạch tổ chức Trại, phân nhiệm:
1. Liên lạc/quảng bá Trại (Nội vụ/Ngoại vụ)
2. Nội dung sinh hoạt 2 ngày Trại (Sinh Hoạt)
3. Kỹ thuật tổng quát (Kỹ Thuật)
4. Liệt kê các tiện nghi/vật dụng cần có (Đời Sống Trại)
5. Ẩm Thực 2 ngày Trại (Ẩm Thực)
6. Trật Tự và Y Tế (Trật Tự và Y Tế)
7. Văn Nghệ Lửa Trại (Văn Nghệ)
IV. Thủ tục nhập Trại/xuất Trại. Phân nhiệm
V. Quà lưu niệm Trại (T-shirt, button, key chain, bình nước)
VI. Linh tinh:
- giờ thăm viếng của phụ huynh, quan khách
- Ban Quản Trại cắm trại đêm thứ sáu
- Slideshow
- Trại phí đặc biệt
- Lều Điều Hành
- Tuyển Tập Sinh Hoạt
VIII. Ấn định kỳ họp tới, ghi danh tham dự Trại
TRONG VIỆC ĐIỀU HÀNH HAI NGÀY TRẠI
(TRẠI XÂY DỰNG 1990)
1. TRẠI TRƯỞNG
Điều hành toàn Trại
Diễn văn Khai Mạc và Bế Mạc
2. TRẠI PHÓ NỘI VỤ
phụ tá cho Trại Trưởng điều hành các ban ngành
3. TRẠI PHÓ NGOẠI VỤ
- liên lạc và tiếp đón Trại Sinh và Hội Đoàn
từ xa đến cũng như Trại Sinh ở Oregon
(Thủ tục nhập trại)
- Phụ với Trại Trưởng và Trại Phó Nội Vụ
trong việc điều hành
- giữ Đơn Ghi Danh
- chuẩn bị vài lời đến với Trại Sinh trong
nghi thức khai mạc Trại
- tiếp đón quan khách
4. BAN SINH HOẠT/KỸ THUẬT
- phụ trách nghi thức Chào Cờ và mặc niệm
- sinh hoạt vòng tròn lớn, chia đội
- Sinh hoạt hội thảo
- sinh hoạt thi đua
- Trò chơi lớn
- Sinh hoạt Lửa Trại
5. BAN VĂN NGHỆ
- sinh hoạt văn nghệ Lửa Trại
6. ẨM THỰC
- tha hồ ăn uống no nê !!!
7. TRẬT TỰ/ Y TẾ
- lo trật tự cho thủ tục nhập trại
- thông qua Nội Quy trại trong Lễ Khai Mạc Trại
- họp với các tiểu đội trưởng về trật tự tiểu đội và toàn trại nói chung
- thông qua chi tiết về Y tế trong Lễ Khai Mạc Trại
8. ĐỜI SỐNG TRẠI
- chuẩn bị vệ sinh cần thiết cho toàn Trại
- sắp xếp Trại sinh khi nhập Trại, hướng dẫn đến chỗ ở
- giải đáp thắc mắc, chỉ dẫn Trại Sinh
- phổ biến những chi tiết cần thiết về Đời sống/Vệ Sinh
trong 2 ngày trại trong Lễ Khai Mạc
- Giữ liên lạc với các Tiểu trại trưởng về tình hình mỗi tiểu trại
9. THƯ KÝ/THỦ QUỸ
- Lo thủ tục nhập trại cùng Trại Phó ngoại vụ
- đóng tiền, ghi danh
- ghi chép chi tiết 2 ngày Trại để làm phóng sự Trại
- Sau khi nhập Trại, cho BDH biết Quỹ của Trại
10. KẾ TOÁN
- phụ với chị Khanh trong Thủ tục Nhập Trại
- giữ đơn ghi danh
- sau khi nhập trại, lập bảng đúc kết danh sách Trại Sinh
ĐỀ NGHỊ VỀ VIỆC QUẢN THỦ HỒ SƠ
TRẠI XÂY DỰNG 1990
Các Phiếu Ghi Danh là hồ sơ cá nhân có địa chỉ và điện thoại của Trại Sinh. Do yêu cầu của một số Trại Sinh không muốn phổ biến địa chỉ và điện thoại riêng, đề nghị Ban Tổ Chức/Điều Hành Trại:
1. Tuyệt đối không trích sao phó bản. Không phổ biến hay dùng vào việc riêng.
2. Người giữ hồ sơ chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự than phiền
3. Trao hồ sơ lại cho Nhóm Sáng Lập Trại Truyền Thống hoặc nhóm vận động Trại Xây Dựng, để chỉ sử dụng khi vận động Trại kế tiếp. Nếu không cần thiết gìn giữ hồ sơ: hủy bỏ công khai sau mọi tổng kết.
4. Tất cả các Phiếu Ghi Danh, giấy tờ cần thiết, đơn từ phải có sự ký duyệt của Trại Trưởng và Trại Phó Ngoại Vụ để cùng chịu trách nhiệm. Các Phiếu Ghi Danh phải được đánh số thứ tự và bàn giao với số lượng chính xác.